使用在线表格airtable进行软件开发管理

2019年的冬天爆发新冠病毒疫情，而我正处于这次疫情的中心武汉，除夕我带着大儿女回到武汉郊区的农村老家，而老婆带着刚满一岁的小儿女留在武汉城区，那个时候已经公布人传人，武汉也刚封城，我虽然意识到严重，但还没有惊慌，执意回了老家。直到后来确诊人数暴增，大量疑似病人无法入院治疗，网络上各种无助的求救，才开始担心起来。现在回想起来决定回老家非常冒险，万一感染亲人将不堪设想。

春节过后，因为疫情，工作中多了一些相关的统计工作，例如统计在家远程办公时长、统计复工情况、统计外地返汉信息等等，经常需要把团队的反馈合并到一起，非常的繁琐。于是我开始寻找一款能够协同编辑的在线表格，让我找到了Airtable，瞬间解决了困扰我的问题，真是如获至宝。

随着复工时间一再推迟，在家远程办公将成为一种常态，怎么做好远程办公是需要好好琢磨的一个事情。怎么样让大家分散各地，但是能够行动一致、高效的工作，是非常有挑战的。这周经过一番折腾，利用Airtable把团队的任务管理起来，我觉得是一个很好的尝试，也让我更加喜欢上Airtable。

Airtable解决了一个很重要的问题，就是度量和可视化。所谓没有度量就没有改进，管理中需要量化各种数据，这些数据会成为一把戒尺，有意无意中规范影响大家的行为。选择什么的度量指标，是因时因事而异的。再好的项目管理软件也不可能面面俱到，满足各种需求。而Airtable的纯粹，就是为了处理数据、显示数据，可随心所欲定制，成为了它的过人之处。

下面我就详细说说，我是怎么几小时内就用Airtable打造一个软件开发任务管理系统，我对它非常满意，而如果要开发一个类似的项目管理系统绝不是一时半会能办到的。

Airtable简介

Airtable是一个国外的在线服务，注册后即可使用，分免费和付费版本。Airtable中按照workspace-base-table三级来组织数据，一个workspace中可以有多个base，一个base下有多个table。base下的table之间可以关联，但是跨base的表是不能关联的。

Airtable免费版本不限制base数目，只限制每个base最多1200条记录，2G附件空间，具备团队协作功能，这就完全可以满足一个小团队的使用，大不了数据满了再开一个base，非常厚道。收费版本是按照每workspace以及workspace中的用户数来计算费用，记录数和空间更大，具备高级功能，首次注册可试用15天pro版。

与excel区别

Airtable和excel虽然有相似功能，但设计理念完全不同于excel。Airtable的base和数据库很像，其中每个table，每一列有固定类型和含义，而excel就是二维的单元格，可随心所欲编辑。正因为如此，Airtable和excel在公式的使用上存在很大不同，例如：

Airtable的公式是定义在列上的，也就是应用在列的所有单元格，而excel的每个单元格可以定义不同的公式；
Airtable的公式不能跨table，需要借助关联表实现跨table，并且公式总是访问本行数据，而excel的公式可以访问其他sheet数据，也可以访问本sheet任意单元格数据。

实际上Airtable不是一个在线excel，它更像一个开发平台，凡是基于关系数据的信息处理系统，都可以用它实现。

主要功能

视图

用于展现和操作表的界面，有Grid、Form、Calendar、Gallerv、Kanban几种，Grid是最常用的，新建table时默认建立一个Grid视图。一个table可以建多个视图。Grid视图中有过滤、分组、排序、着色等功能。过滤不像excel那样在列上操作，感觉没有excel方便，每个视图可以设置不同的过滤条件。

表建模和数据操作

就像设计关系数据库一样，使用Airtable提供的字段类型，将表及关联设计出来。字段类型大概有这么几类：

输入字段，例如文本、数字、选择、checkbox等；
公式字段，是基于其他字段计算出来的；
表和表之间的关联是通过特殊的字段类型Link to another record建立，基于关联字段可以做一些查找和聚合计算，包括rollup、lookup和count几个字段类型，可以实现丰富的报表统计；
另外还有自增、创建时间、最后更新时间等有用的字段类型。

blocks

可以理解成基于上述表的小应用。主要有可视化、数据操作、报表等应用。感觉下一步会做成开放平台，第三方也可以开发blocks，拭目以待。

协作

Owner可以邀请其他人一起协同工作，可基于workspace级别或base级别，不能基于表级别。协同者有Creator、Editor、Commenter、Read only几种角色，权限由高到低。协同编辑时可以实时看到其他人编辑过程，很酷的体验。

模板

也就是预定义好的表模型，创建base时选择，开箱即用。

理解表的关联

表的关联是实现复杂的报表统计的关键。

主键

每个表的第一列总是主键，不能移动或删除。主键倒不是说内容必须唯一，而是在关联表字段选择时呈现的就是主键的内容，最好能够区分不同的行，但不是强制的。实际上Airtable内部有每一行的唯一标识，可以通过公式RECORD_ID()获取。

Link to another record字段类型

建立A表到B表的关联，是在A表中建立一个Link to another record类型字段，并选择B表。那么在编辑此字段会弹出选择界面列出B表的所有记录。此字段可以设置是否允许多选，如果否，则只能选择一条记录，那么A和B就是多对一的关系。如果允许多选，那么A和B就是多对对的关系。A中建立关联字段后，B表中也会自动建立一个关联字段和A关联，这个字段默认是允许多选的。两边是联动的，都可以进行编辑，一般我们会将一边隐藏掉，总是从另一边进行编辑。

rollup、lookup、count字段类型

这几个字段类型必须先建立Link to another record字段，通过Link to another record字段的内容进行查询或计算。

lookup和rollup是针对关联的表中相关记录的某个字段，选择Link to another record字段字段后还需要选择关联表的某个字段，区别是rollup还可以择应用一些聚合函数，例如SUM、MAX等；
lookup和rollup只能对关联表的一个字段进行统计，如果希望作用于多个字段，可以在关联表中建立一个公式字段先把多个字段组合在一起；
count只需选择哪个Link to another record字段，统计选择的个数，其实用rollup也可以实现，相对于是对rollup的特化。

值类型

上述字段的值类型，在官方文档中没有找到明确说明，通过测试验证结果如下：

Link to another record
- 公式字段访问时为字符串，如果是多选，则是", "分隔的字符串。如果要统计其个数，一种方法是建立count字段，另一个方法是通过公式LEN({field})-LEN(SUBSTITUTE({field给},",",""))+1
- rollup字段聚合函数访问时为数组
lookup：同上
rollup：同聚合函数的返回类型，其中有几个特别注意是返回的数组类型，包括ARRAYCOMPACT、ARRAYFLATTEN、ARRAYUNIQUE，它们的返回值可以应用COUNTA公式得到数组长度，如果需要当成字符串使用则要使用ARRAYJOIN或CONCATENATE先转成字符串。针对数组类型，我遇到一个需求，想把两个数组连接起来，并去掉重复值，Airtable提供了去除数组重复值的公式，但是没有提供连接数组的公式，没有办法实现这个需求，有所遗憾。
count：数字

实现目标

我的出发点很简单，希望大家有一个统一的视图，都可以看到有哪些任务，任务的进展状态。同时能够量化显示完成率，完成得分等数据并进行排序，形成彼此之间的对比，从而让大家清楚做什么并努力达成目标。

组织结构

我管理的团队共26人，我希望划分成若干个小组，通过小组长帮助我管理好任务。小组长要负责任务的计划、跟踪和状态更新。

管人方面

我希望看到每个人的工作量及排序，以此确定任务安排是否饱满和均衡；
我希望看到每个人的任务完成情况得分及排序，这个得分体现了是否按时完成，完成质量如何，以此牵引大家按时保质完成任务；
我希望团队组长每周汇报团队相关任务的进展，以便我及时发现问题，做出调整；

管事方面

任务有两种，一是开发任务，一种是Bug处理任务，这两种是存在区别的，我希望需要区别对待；
我希望任务是分级的，类似scrum的Epic-Theme-User Story，我只关注顶层的任务，团队组长关注下级任务，我觉得2级就够了，至于下级任务按什么方式定，是按scrum的固定周期迭代，还是长任务，不是我关心的；
我希望从顶层任务的视角能够看到完成率及排序，从而清楚总体的任务完成情况如何；
我希望从顶层任务的视角能够看到工作量及排序，从而清楚工作投入的分布；
我希望具体任务视图能够有一些明显提示任务快到期或已经超时。

创建表

戳这里，进入我分享的base，详细查看字段类型和公式，还可以实际体验一下。

根据以上需求，首先建立表结构，如下图所示。

（1）上述聚合关系表示关联表，n:1是单选，m:n是多选；

（2）团队和成员表定义了团队分组；

（3）Backlog是一级任务，任务和Bug是二级任务；工作量和完成信息定义在二级任务里面；

（4）Backlog通过任务分类表进行一个分类；

（5）Bug级别表中定义了一些参数，用于计算Bug工作量；

（6）任务可能由多个人承担，例如前端和后端都需要开发的功能，所以可以分派给多个人；Bug只能分派给1个人；

（7）任务和Bug中的负责人，用于提示此人负责任务的创建、跟踪更新及评价，完成表格的所有编辑工作，编辑工作不能开放给所有成员。任务分派给多人正好跨团队时，责任人等于创建人，否则等于团队负责人。Bug的负责人就是分派给的团队负责人；

（8）周报的粒度是一级任务，每条一级任务每周汇报一次。

总结几点使用技巧：

（1）下拉选择的字段，可以创建一个table，然后与其关联。这样一来可能增加可定制性，有变化时不用修改表定义，只需修改表数据，二来可以基于选择内容进行统计；

（2）隐藏字段用处大，就像变量一样。有时必须借助隐藏字段才能实现功能，例如统计完成率，下面会有介绍；有时可以简化公式，还能增加复用性；还例如过滤功能不能进行复杂的逻辑组合，只能要么全部与，要么全部或，这时可以通过增加隐藏的公式字段来实现复杂逻辑。

指标设计

工作量统计

对于任务：由团队负责人给出任务估计工作量，如果任务由多人承担，则每个取平均值，然后在成员表和Backlog表中建立rollup字段，对任务表工作量进行sum，得到任务总工作量。

对于Bug：采用简化处理，工作量直接和Bug级别相关，等于{Bug级别权重}*{Bug工作量基数}，这两个参数定义在Bug级别表中，同样在成员表和Backlog表中建立rollup字段，对bug表工作量进行sum，得到Bug总工作量。

再分别建立公式字段，将上述两个字段相加得到总工作量。

这样从成员表和Backlog表都可以看到汇总的工作量情况。

负荷率统计

主要针对任务，衡量某个人的任务安排是否饱满合理，体现了团队负责人任务计划的能力。合理的负荷率应该是比100%稍高，如果负荷过高通常是估计工作量过高或计划完成时间不合理，也有可能没有考虑一个人分派多个任务的叠加情况。如果负荷过低只有一种可能，就是安排任务过少。

在任务表中建立公式字段计算任务周期，也就是任务从开始到结束持续的时长，这里将创建时间当成任务开始时间。

1	IF({计划完成时间},(DATETIME_DIFF({计划完成时间},{创建时间},"seconds")/(606024)),0)

然后建立公式字段，计算平均日工作量，单位小时。

1	IF({任务周期(天)}<=0,0,IF(IS_AFTER(NOW(),{计划完成时间}),0,{平均工作量(天)}*8/{任务周期(天)}))

然后在成员表中建立rollup字段，对任务表的平均日工作量sum，得到这个人的任务平均日工作量，最后建立公式字段，得到平均任务负荷率。

1	{任务平均日工作量(小时)}/8

完成率统计

rollup的count聚合函数没有条件过滤特性，所以没法一步到位，需要借助中间字段。

首先在任务表和Bug表中建立公式字段，根据状态计算是否完成，完成则填入值，为完成为空。

然后在成员表和Backlog表中建立rollup字段，通过counta聚合函数计算完成数，同时建立count字段计算总数，最后建立公式字段，完成数除以总数，得到完成率。

评分系统

设计评分规则如下：

得分={评分}(只有任务有，Bug无，按时完成才能得到)+{工作量(天)}(完成才能得到)+{提前(天)}(负数表示超期，完成或超期时开始计入)

评分体现完成质量，前提是按时完成才能得到，超期不能得到，团队负责人要对任务进行验收，验收通过才能视为完成；工作量体现工作付出，必须完成才能得到，也就说要负责到底；提前体现了鼓励大家增量付出。评分规则的牵引方向是按时完成任务，鼓励提前，提前有加分，超期有扣分。

对于任务

提前：

1	IF({计划完成时间},IF({Completed},DATETIME_DIFF({计划完成时间},{状态最后更新时间},"s"),DATETIME_DIFF({计划完成时间},NOW(),"s")),0)

得分：

1	IF(AND({提前(秒)}>=0,{Completed}),{评分},0)+IF({Completed},{工作量(天)},0)+IF(OR({Completed},{提前(秒)}<0),{提前(秒)}/(606024),0)

对于Bug

提前：

1	IF({计划解决时间},IF({Resolved},DATETIME_DIFF({计划解决时间}, {状态最后更新时间},"s"),DATETIME_DIFF({计划解决时间},NOW(),"s")),0)

得分：

1	IF({Resolved},{工作量(天)},0)+IF(OR({Resolved},{提前(秒)}<0),{提前(秒)}/(606024),0)

然后在成员表和Backlog表中通过rollup字段对得分进行求和汇总就得到总得分。

总结

你是否也喜欢上Airtable，短短数小时之内，你就完全可以打造一款为你量身定做的表格系统。Airtable中已经包含许多适用于特性用途的模板，可以直接拿来使用，非常方便。

Airtable的统计功能主要是基于关联表和rollup类型字段，其设计非常简洁，甚至简陋，聚合函数功能并不算丰富，只能基于一列聚合，但是其设计又恰到好处，通过变通技巧还是可以实现复杂功能。另外Airtable提供了curl和JavaScript接口，可以集成第三方工具实现更加复杂的功能，例如和IFTTT或Zapier集成。

当然Airtable也不是万能的，它并不能取代项目管理系统，它还是一个表格系统，缺乏很多项目管理必要的特性，例如工作流管理等等。我主要是在管理团队中使用Airtable，其他人只读查看，因为编辑权限是base粒度的，不能放开给所有人。但是我的需要也不是一个完整的项目管理系统，我只需要能够灵活定制并呈现度量指标，Airtable完全可以胜任。此前我使用过JIRA、Redmine这类项目管理系统，它们也可以自定义字段，但是没有公式和聚合统计这种特性，通常需要通过插件实现，所以定制性受到很大限制，期待有一天它们能够吸收Airtable的特长，让鱼与熊掌可以兼得。